¡Logra la excelencia con este método milenario de mejora continua!

¿Sabías que existe una metodología llamada “Kaizen“, que puede ayudar a optimizar tu estrategia, hacerla más productiva y multiplicar tus beneficios?

Ahora que comienza un nuevo año, es muy común que todos hagamos balance de nuestros éxitos y fracasos, tanto personales como profesionales para, a partir de un análisis lo más objetivo posible de nosotros mismos, nos planteemos metas aún más ambiciosas para el nuevo año.

Sin duda, es una actitud muy prometedora. Sin embargo, esta inconmensurable motivación a raudales hace que todos decidan “hacer borrón y cuenta nueva” y ponerse metas poco menos que inalcanzables, ¿te suena?

Esta falta de realismo al planificar la nueva hoja del calendario hace que afrontemos inicialmente todos nuestros objetivos con una motivación imparable.

Pero, nada más lejos de la realidad, pues en unas pocas semanas, y tras algunos desajustes inesperados sobre ese ambicioso plan que habías trazado, todo se va al traste, haciendo que tu productividad y creatividad te vuelvan a jugar malas pasadas, al igual que ya ocurriera durante el año anterior.

Entonces, ¿qué puedo hacer para experimentar una mejora continua que me acerque a mis metas?

Este será justo el momento en que te toca pivotar y comprender que, para hacer frente a todos esos ambiciosos proyectos, deberás llevar a cabo la famosa frase del emperador romano, Julio César:

Dīvide et īmpera («Divide y vencerás»)

A partir de este convencimiento propio, lo ideal es llegar a un punto de equilibrio donde, tanto en lo personal como en lo profesional, lleves a cabo una serie de mejoras continuas de corto alcance, frente al intento de conseguir una gran mejora global y repentina.

Esta filosofía es el “Método KAIZEN” y tiene un enorme poder sobre las personas, pues está comprobado que supera la capacidad para sobrepasar nuestra respuesta natural al miedo y poner fin a los frecuentes impulsos de procrastinación, que a menudo nos invaden.

Con este artículo te quiero explicar en qué consiste exactamente el método kaizen y cómo puedes aplicar esta filosofía a tu negocio online.

 

¿Qué es el método Kaizen?


El método o filosofía Kaizen es un proceso de mejora continua,​ basado en acciones concretas, simples y poco costosas, que implica a todos los miembros de un equipo, con el propósito de conseguir un fin u objetivo común.

Pero, por si esta definición no te parece lo suficientemente clara, quizás lo entiendas mejor viendo este vídeo, donde a través de esta apasionante historia, lograrás comprender qué es el Kaizen:

En su origen etimológico, el término “Kaizen” o kanji (改善) tiene procedencia japonesa y su significado radica en la composición de los 2 caracteres que lo forman:

  • 改 (kai en japonés) significa “cambio” o “la acción de enmendar”.
  • 善 (zen en japonés) significa “bueno” o “beneficioso”.

Por ende, podemos entenderlo literalmente como “cambio beneficioso”, aunque es traducido comúnmente al castellano como “mejora continua”, dando nombre a este método de gestión de la calidad muy practicado en el mundo de la industria y otros sectores profesionales.

 

¿Cuáles son los orígenes históricos del método Kaizen?


Esta filosofía de trabajo nació en Japón, después de la Segunda Guerra Mundial, dentro de la industria automovilística. Como curiosidad, una de las primeras empresas que la llevó a cabo con éxito fue Toyota.

Ya te puedes imaginar cómo quedó Japón después de la guerra: millones de fallecidos, todo por reconstruir, con pocos recursos económicos y sin mano de obra para levantar el país. Tan sólo algunas fábricas de material militar quedaron en pie.

La meta final de los japoneses era reconstruir todo un país entero, pero sin medios para hacerlo, se les ocurrió, comenzando a aplicarlo en la industria del automóvil, un método muy simple y efectivo, que viene a decir lo siguiente:

“Haz lo que puedas, con lo que tienes, donde estás”

 

¿En qué consiste la filosofía “Kaizen”?


kaizen-center-global

Según esto, una vez que fijas las metas tienes que empezar a analizar las herramientas que tienes a tu alcance, para poder llegar a ellas, eliminando todo lo que no necesitas.

Comienzas por tanto a trabajar con lo que tienes y haces desaparecer lo que no te sirve, para que no te distraiga del objetivo final.

De esta forma comienzas, paso a paso, aplicando el método Kaizen en sí mismo: un método de pequeñas mejoras continuas.

Si pretendes escalar una montaña, tienes varias opciones: puedes intentarlo de un solo salto o que comiences con un primer paso.

Si decides hacerlo dando un único salto, pasarás mucho tiempo pensando en cómo podrías conseguir la potencia necesaria para dar ese salto. Es posible que, después de un tiempo, desistas de tu intent.

Aquí es cuando comprenderás que has estado perdiendo un tiempo valiosísimo.

Pero, en cambio, si te fijas la meta de escalar una montaña y planificas la escalada con varias etapas de subidas y descansos, lo más probable es que cada día veas esa etapa como algo perfectamente alcanzable y ni se te pase por la cabeza tirar la toalla.

Al final habrás logrado subir la montaña a base de pequeños esfuerzos, de ir logrando pequeñas metas con un objetivo claro final: llegar a la cima.

 

¿Cómo puedo aplicar la metodología Kaizen en mi negocio online?


Después de todo lo explicado anteriormente acerca de la filosofía Kaizen, si estás decidido a dejar de lado la procrastinación en todos tus proyectos, únicamente deberás contestar a la siguiente pregunta, según la situación en la que te encuentres:

¿Qué hábito o pequeña acción puedo comenzar a poner en práctica desde hoy mismo que mejorará mi vida y me acercará un poco más a mis objetivos?

Una vez identificadas estas pequeñas acciones a llevar a cabo, comienza si quieres por dividirlas a su vez en partes, de modo que a medida que te sientas más capaz de completarlas, vaya incrementando gradualmente el ritmo.

Para clarificar todo esto, te pondré algunos ejemplos prácticos en los que podrás llevar a cabo mejoras continuas, si tienes un negocio online y necesitas convertirlo en una máquina de hacer dinero:

► ¿Quieres comenzar a escribir en un blog?

Es muy probable que ya sepas qué es un blog y las ventajas que te aportará profesionalmente tener una plataforma online propia, donde demostrar tu talento y dar rienda suelta a esa pasión que te hace sentir imparable.

Por tanto, una vez has creado tu propio sitio web, se te plantea el primer obstáculo: comenzar a escribir tus primeros contenidos de calidad, sobre la temática de la que hayas elegido crearlo.

Es obvio que la constancia y el sacrificio son dos de los requisitos que necesitas para generar contenidos de calidad, que cree engagement con tu público y, a su vez, logren posicionarse entre los primeros puestos del buscador.

Según este planteamiento y, suponiendo que se te hace demasiado cuesta arriba escribir un contenido tan potente que consiga “destronar” con el tiempo a los primeros blogs posicionados para esas palabras clave, podrías aplicar la metodología Kaizen de la siguiente manera:

En vez de escribir una mega guía o post épico de 4.000 palabras en un sólo día, comienza escribiendo únicamente un párrafo.

Puedes comenzar por escribir la introducción, la cual haga poner en situación a tu lector.

¿Cuánto tiempo crees que te puede llevar esto? ¿5 minutos? ¿15 minutos a lo sumo?

Al día siguiente, reserva 10 minutos de tu tiempo y agrega el primer “H2” junto a varias ideas principales que quieras destacar dentro de este subtítulo, según la temática de tu blog. Seguro que en cuestión de 1 semana tendrás un post del que podrás sentirte orgulloso.

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► ¿Quieres comenzar a trabajar activamente la presencia de redes sociales de tu negocio?

Si sigues mi blog habitualmente, ya sabrás las ventajas de las redes sociales y la importancia que tiene compartir contenidos de calidad con tu audiencia en las principales plataformas sociales.

Por ello, en caso de estar comenzando con tu negocio online, es muy probable que te asalten las prisas por comenzar a abrir perfiles en todas ellas y llevar mensualmente una gestión de tus redes sociales que atraiga a tu público objetivo.

Sin embargo, este ímpetu desmesurado por estar presente en todas ellas sin analizar previamente si, según el tipo de negocio que tienes, ésa red social es la más adecuada, te puede llevar a lo que les ocurre a muchas empresas hoy en día:

Tener una cuenta en TODAS las redes sociales que existen y, al no disponer de tiempo suficiente para gestionarlas todas de una forma eficiente y ordenada, acabas dando a tu audiencia una apariencia de abandono.

Ni que decir tiene que esto, muy lejos de beneficiarte, repercutirá negativamente en la imagen que des a tus potenciales clientes, los cuales no encontrarán en tu cuenta ningún motivo para seguirte.

Y mucho menos aún, para visitar tu web y contratar o comprar algunos de tus servicios o productos, respectivamente.

Por ello, mi recomendación, al igual que en el ejemplo anterior, es que comiences abriendo uno o dos perfiles sociales afines al sector de tu negocio, publicando uno o varios contenidos semanales, bien optimizados y dirigidos claramente al tipo de usuario que quieres atraer.

Poco a poco, y si lo crees conveniente, podrías abrir algún perfil social más para tu empresa o, por qué no, contratar a un Community Manager profesional que se encargue de ello.

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¿Es posible aplicar el método Kaizen también en mi vida personal?


Con el paso del tiempo y, conforme vayas adoptando y consiguiendo implantar en el ámbito profesional este método de mejora continua, podrás extrapolarlo también a tu vida personal.

Actualmente se puede hablar de espíritu o de filosofía Kaizen sin distinción de área de la vida de una persona, ya que las bases de este método son aplicables tanto a la industria, como a cualquier sector empresarial.

Pero también puedes aplicarlo a tu propia vida personal, llegándose así a hablar de un “Kaizen personal“.

La mejora continua está al alcance de todos los que quieran intentarlo

Además es muy sencillo, porque el principio que genera el método Kaizen, como ya te he comentado, es muy simple:

Un conjunto de pequeñas mejoras cada día es mejor y más efectivo que un gran cambio de una sola vez.

De esta manera, raramente te levantas una mañana y te pones a correr una maratón con el objetivo de ganarla, de llegar a meta el primero. Lo más seguro es que, de camino a la maratón, te lo pienses dos veces y desistas de tu intento.

Pero si decides correr una maratón y comienzas por correr unos pocos kilómetros cada día, podrá llegar el día en que logres completar los 42 kilómetros y, con un poco de suerte, conseguir también llegar el primero.

Del mismo modo, seguro que recordarás aquello que te decían tus profesores en el instituto o la universidad, sobre cuál es la mejor manera de llegar al día del examen con la lección aprendida.

Ellos, seguramente conocedores de este método, siempre nos aconsejaron repasar lo aprendido al menos 15 ó 20 minutos cada día, para que de esta forma, evitáramos llegar a los días previos al examen sin recordar prácticamente nada y darnos así el inútil “atracón”, que, al menos en mi caso, no valía de nada.

 

¿Qué pasos debo seguir para poner en práctica el método Kaizen en mi estrategia?


filosofia kaizen global

En la sencillez del método Kaizen radica precisamente su grandeza pero, para aplicarlo correctamente deberás plantearte una serie de pasos a seguir.

Asimismo, deberás detectar también todo lo que no necesitas, para de esta manera llegar a la consecución de las metas marcadas.

Estos son los pasos fundamentales para implementar esta filosofía en una estrategia de negocio:

1Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas.
2En lugar de explicar lo que no se puede hacer, reflexionar sobre el “cómo hacerlo”.
3Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora.
4Corregir un error inmediatamente e “in situ”.
5Encontrar las ideas en la dificultad.
6No buscar la perfección, ganar el 60% desde ahora.
7Buscar la causa real, respetar los 5 “por qué” y después buscar la solución.
8Tener en cuenta las ideas de 10 personas en lugar de esperar la idea genial de una sola.
9Probar y después validar.
10La mejora es infinita.

 

¿En qué consiste exactamente cada uno de ellos?

1. Abandonar las ideas preconcebidas

Debes rechazar todo lo que tenga que ver con las ideas fijas, para rechazar el actual estado de las cosas.

Si por ejemplo quieres ser blogger pero no dominas el SEO, la construcción de webs, la optimización o creación de imágenes virales, etc., te pasarás el día poniéndote excusas para no comenzar.

No pretendas ser el más experto en todas las áreas que requiere el trabajo de blogger (además de escribir artículos). Comienza detectando tus habilidades y tus debilidades.

Si no sabes construir un buen blog, busca un experto que haga ese trabajo.

Y, si no tienes dinero para pagar ese servicio, busca a un experto que quiera aparecer en tu blog, ya sea haciéndole una entrevista en la que cuenta su caso de éxito o para promocionar los contenidos de su blog o hablar de sus servicios.

2. Enfócate en “cómo encontrar la solución”

Muchas personas, cuando tienen que enfrentarse a un problema, se quedan estancados pensando en las causas de ese error y en lamentarse por lo ocurrido.

Ponen su foco en el problema y no en la solución, con lo que pierden un tiempo muy valioso, que bien podrían estar aprovechando en focalizarse en encontrar soluciones, que hagan solventar esa dificultad.

3. Realizar inmediatamente propuestas de mejora

Al hilo del punto anterior, este punto del método Kaizen indica que, tan pronto como surjan los imprevistos o dificultades en nuestra tarea, deberíamos estar pensando en posibles soluciones o formas de paliar el problema.

4. Corregir errores “in situ”

Enfócate en el “aquí y ahora”, ya que, al postergar la solución al problema, estarás dando pie a olvidos y los famosos “dejar para mañana”.

Mejor es solventar las dificultades justo en el momento en que se produzca, en la medida de lo posible.

5. Encontrar ideas en las dificultades

Nada es un obstáculo insalvable, toda dificultad es una oportunidad de conseguir ideas para salvar dicho obstáculo.

El mismo ejemplo de antes lo podemos extrapolar a cualquier área relacionada con los negocios online.

Si tú no sabes hacer una cosa, busca a otro que sí la sepa realizar; si no tienes dinero para contratar sus servicios, llega a un acuerdo mutuamente beneficioso para ambas partes.

Y, si no lo encuentras, comienza tú mismo a aprender a hacerlo. Seguro que con el tiempo llegarás a ser todo un experto en la materia.

Cambiemos el ejemplo de la profesión de blogger por la de gestor de redes, creador de tiendas online o cualquier otra cosa que se te ocurra. Una vez fijada la meta y detectada la dificultad, sólo queda darle vueltas a las cosas para encontrar soluciones.

6. No buscar la perfección, ganar el 60% desde ahora

La falta de acción, también llamada “parálisis por el análisis” es una de las creencias más paralizantes y limitantes a las que nos enfrentamos cada día.

Si estás a punto de publicar un nuevo artículo, una nueva tienda online, o un negocio de la tipología que sea, saca a la luz lo que se denomina el “producto mínimo viable”.

Esto es, un negocio que como mínimo esté optimizado y cumpla con los requisitos y necesidades del público al que va dirigido, aún siendo consciente de que no es el producto perfecto.

Más adelante, alimentado con el feedback del público objetivo, es posible ir incorporando mejoras continuas que lo hagan… “imparable”.

7. Buscar la causa real y respetar los 5 “por qué”

Para llegar a la mejor solución posible, el método Kaizen dice que no debemos quedarnos con la primera respuesta o solución que obtengamos.

Busca otras posibles alternativas y, sobre todo, pregúntate al menos 5 “por qué” por cada alternativa. Sólo así hayarás el mejor camino pobible.

8.  Tener en cuenta las ideas de 10 personas diferentes

Otro factor de este método viene a decir que 10 cabezas pensantes son mejor que una. Es decir, que 10 personas aportando pequeñas mejoras cada día siempre será mejor que no hacer nada, esperando una gran idea brillante.

Sobre todo porque es muy probable que esa idea brillante nunca llegue.

9. Probar y después validar

En un principio, todas las ideas son igual de válidas. La diferencia entre unas y otras reside en probarlas primero, para poder saber si se pueden llevar a la práctica en la empresa, en las actuales circunstancias del negocio.

Lo que en marketing y analítica web se suele llamar hacer “Test A/B”.

Puede ser que algunas de esas ideas no sean realizables hoy, pero sí dentro de un mes. Toda idea materializada debe ser el fruto de haberla testado previamente, así como de haberla “enfrentado” contra el mercado actual.

Debes haber analizado sus pros y contras y haberla implantado en la empresa de hoy. Sólo así se puede saber si estamos ante una mejora o un lastre.

Estos “experimentos” hay que hacerlos bien controlados, para que no se pierda ni tiempo, dinero ni recursos, que podían estar al servicio de otras ideas más productivas.

10. La mejora es infinita

Esta afirmación, más que un paso, es el resumen de la filosofía Kaizen, ya que dichas mejoras pueden corresponder tanto a pequeños detalles como a grandes proyectos.

Mejorar significa: cambiar de proveedor de hosting, de tipografía en los artículos de tu blog, imagen de portada de un blog, etc. Incluso cambiar de ordenador y eliminar o incluir artículos en tu eCommerce, según las oscilaciones del mercado.

 

4 Pasos que necesitas para implantar el método Kaizen en tu negocio


Una vez que hemos repasado los pasos a seguir para poder usar este método en nuestra organización empresarial, pasamos a materializarlos en 4 muy concretos que hay que seguir este orden:

► Primer paso: planificar

Nada se hace al azar con el método Kaizen. Lo primero que tienes que hacer es analizar el estado actual de tu proyecto, de tu tienda o de tu negocio en general.

Sólo conociendo lo que tienes actualmente, puedes detectar lo que te falta para conseguir llegar a donde te has propuesto llegar.

Detectas tus carencias y piensas cómo puedes solventarlas. Detectas los problemas y comienzas a pensar en ideas para solucionarlos.

Una vez que tengas claro cuál es el problema y cuál es la mejor solución para ti en estos momentos, podrás definir un plan de acción para ponerte en movimiento.

► Segundo paso: hacer

Como suelo decir, “el papel lo soporta todo”. Con esto quiero decir que, por muchos borradores, croquis o bocetos que generes, sin poner en marcha lo que has planificado previamente, poco vas a lograr.

Poca explicación más requiere este punto ¿verdad?

► Tercer paso: Comprobar

Has pensado mucho y en todo. Asimismo, has trazado un plan de acción, con una serie de pequeñas metas continuas fijando la vista en la gran meta final.

Cada cierto tiempo (también planificado previamente), debes realizar un análisis de resultados de esas pequeñas metas.

Si la realidad, de momento, se corresponde con lo planificado previamente, es señal de que vas por el buen camino.

Si no consigues llegar a las metas marcadas, deberás volver a la casilla de salida y comenzar de nuevo por el paso uno. Has de comenzar a pensar, analizar y planificar.

Quizás sólo necesitabas ser más realista y marcar unas metas más sencillas o con plazos un poco más largos. Quizás te equivocaste en todo desde el principio.

► Cuarto paso: Actuar

Si cuando realizaste el tercer paso y comprobaste que el plan funcionaba y que llegas a las metas que te marcaste inicialmente, deberías estandarizarlas, para utilizarlas siempre que las circunstancias sean las mismas, o al menos similares.

Si decidiste ampliar horario a tu tienda y funcionó, si escribiste un artículo enseñando a los lectores cómo conseguir empleo por Internet, si publicaste una oferta en tu eCommerce un domingo por la noche, etc.

Todas esas acciones que han tenido el impacto esperado y deseado, debes anotarlas y volverlas a realizar, con las variaciones necesarias, para amoldarlas a las circunstancias concretas (en agosto, en España, ya puedes lanzar una gran oferta de bufandas que lo normal es que no las compre nadie).

Aún así, también debes fijar la atención de eso que funcionó, para ver cómo podrías mejorarlo todavía más.

 

Conclusión

En definitiva, la filosofía Kaizen, lejos de ser únicamente un método de trabajo individual o colectivo dentro de nuestra vida profesional, debería suponer una nueva forma de plantearnos todo lo relacionado a nuestra productividad, también en aspectos personales.

Como has podido comprobar si has llegado hasta el final de este artículo, el método Kaizen te proporciona a ti y a tu negocio las herramientas necesarias e indispensables para llevar a cabo cualquier proyecto que te propongas.

Todo ello, enfocado en permitir que aumentes y hagas más flexible tu capacidad productiva y la de tu equipo.

¿Has aplicado ya alguno de los pasos del método Kaizen en algunas de tus estrategias o tareas diarias?

Me encantaría que me contaras tu experiencia en los comentarios y que juntos compartiéramos nuevas formas de realizar mejoras continuas a nuestras estrategias 😉

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Imágenes cortesía de Shutterstock.

Autor/a: 

Consultor de Marketing Digital freelance, especializado en Marketing de Contenidos y blogger imparable. Soy Co-fundador de la revista digital "Marketeros de Hoy" y Social Media manager de "JF-Digital". Además, soy Ingeniero Electrónico Industrial.

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